WhatsApp, come come tutte le altre app di messaggistica, può diventare uno strumento molto potente per il tuo studio. Vediamo quindi come utilizzare WhatsApp per Amministratori di Condominio, in modo da gestire tutte le comunicazioni in entrata, segmentando conversazioni e task.
1. Utilizzare WhatsApp classico
WhatsApp è l’app di messaggistica forse più famosa. Viene utilizzata praticamente da tutti, ma come tutte le cose ha i suoi pro e i suoi contro.
Se vorrai utilizzarlo in modo professionale fai attenzione a non commettere questo errore: non utilizzare la chat di WhatsApp collegata al tuo numero personale.
Questo è proprio un errore da principianti, che ti espone a due principali problemi:
- Essendo il tuo numero personale non potrai far utilizzare il cellullare ad altre persone (come ai membri del tuo team), a meno che non ti disturba il fatto che altri possano leggere le tue chat private.
- Il numero di WhatsApp viene comunicato in chiaro a tutti i destinatari dei messaggi; ciò significa che tutti i condòmini avranno il tuo numero personale e potranno disturbarti in qualsiasi momento. La senti già la telefonata alle 2 di notte?
Cosa fare quindi?
Acquista un nuova SIM, con un numero dedicato esclusivamente al tuo ufficio di amministrazione condominiale e collega WhatsApp a questo numero.
Successivamente quando invierai i messaggi lo farai solo da questo numero. In questo modo tutte le persone del tuo staff potranno accedervi (magari puoi pensare di acquistare anche un cellullare dedicato) liberamente e se i condòmini si salveranno il numero non ci saranno problemi.
2. Utilizzare WhatsApp Business
Se stai leggendo questo contenuto gratuito è perché probabilmente sei un Amministratore di Condominio che ci tiene a fare le cose fatte bene. Qui vogliamo solo veri Amministratori Digitali!
Se è così, allora devi sapere che il modo migliore di utilizzare WhatsApp per Amministratori di Condominio non è nella sua versione classica. Quello che ti serve è WhatsApp Business.
Questa è proprio un’altra app, praticamente identica alla prima, ma pensata per le aziende.
Con WhatsApp Business potrai aggiungere al profilo una descrizione dell’attività, gli orari di apertura, l’indirizzo fisico del tuo ufficio di amministrazione condominiale e altri dati di contatto.
Puoi organizzare le chat con etichette personalizzate che ti aiuteranno a segmentare le varie chat e organizzare i compiti. Infatti un utilizzo sensato di WhatsApp è quello di pensare alle varie chat come to do list, ed etichettarle a seconda dello stato di completamento del compito richiesto dal condòmino.
Inoltre puoi anche creare delle mini risposte automatiche per quando magari sei in riunione e non puoi fisicamente rispondere. Questo ti aiuterà ad essere sempre presente anche senza esserci!
La cosa più bella è che WhatsApp e WhatsApp Business sono due app indipendenti, perciò puoi averle installate entrambe su uno stesso cellullare e configurare due numeri diversi (quello dell’ufficio e il tuo personale).
3. Il vero trucco con WhatsApp
Utilizzare WhatsApp da cellullare e gestire tutta la mole di comunicazioni che riceve ogni giorno l’Amministratore di Condominio è pura follia.
Un vero Amministratore Digitale sa che il vero trucco è utilizzare WhatsApp Web.
Collegandoti da PC o Mac al sito web.whatsapp.com comparirà una schermata simile all’immagine sopra.
Dal tuo cellullare segui le istruzioni mostrate a schermo e potrai così collegarlo al pc e utilizzare tutte le funzioni di WhatsApp.
Questa procedura ti dà enormi vantaggi:
- non devi avere il cellullare a portata di mano. Potresti addirittura tenerlo chiuso in un cassetto. La cosa obbligatoria però è che PC e cellullare siano connesse alla stessa rete.
- Più pc possono connettersi ad uno stesso cellullare. Non simultaneamente però, ma ogni pc può prendere il controllo dell’account quando gli servirà.
- Puoi trascinare file come bilanci o verbali dalla cartella del pc alla chat direttamente con il mouse. Sarà molto più facile condividere i documenti con i condòmini.
Conclusioni
Dunque, ecco come utilizzare WhatsApp per Amministratori di Condominio.
Tuttavia, anche se molto pratico per gestire le comunicazioni one-to-one, non lo vedo molto efficiente per le comunicazioni di gruppo.
Molti Amministratori di Condominio sono soliti creare dei gruppi di Condominio dove inserire tutte i concondòmini. Questa la trovo una tecnica molto poco pratica e anche scorretta nei confronti degli stessi condòmini.
Infatti il problema principale di WhatsApp è che il numero viene mostrato a tutti i partecipanti alla chat e questo espone a gravi problemi di privacy.
Per ovviare a questo, però, esistono altre app, di cui parleremo più avanti.
p.s:
sapevi che puoi collegare il tuo numero di WhatsApp alla tua pagina Facebook?
–> A cosa serve una pagina Facebook per un Amministratore di Condominio
